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会社などの業務に従事する上で絶対的に厳しくみられるのが『時間の管理』。

そして社内で発生する「時間の問題」として最も大きく取り上げられるのは「遅刻」ではないでしょうか?人間誰しも完全ではありませんので、当然遅刻をする事も「無きにしもあらず」です。

しかしどんな理由であれ、組織で働く上での遅刻は、会社の上司や同僚、部下に多少なりとも影響を及ぼしてしまうもの。

上司や同僚に迷惑をかけないためにも「遅刻しそうだな」と思った時点で何よりもまず会社(直属の上司)に電話を入れるようにしましょう。

では今回は、遅刻に関する様々な状況に応じた電話連絡の例文を紹介していきます。

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会社に遅刻!朝寝坊してしまった場合の例文

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参考元:www.soratabi.com

目が覚めた時点で何よりもまず上司に電話をしましょう。

「○○です。おはようございます。申し上げにくいのですが寝坊して今起きました。大変申し訳ございません。今から急いで出勤します。○時には必ず会社に到着します。」

このような形で、遅刻をしたことをストレートに伝えること、会社の電話を受けている方に対しての敬意を忘れないこと、到着予定の時刻を分かる範囲で伝えておくことなどを含めて連絡するようにしましょう。

自身や家族の病気・体調不良などで遅刻する場合

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参考元:eitopi.com

遅れてしまうと分かった時点ですぐに電話しましょう。

(家族の体調不良などで欠勤する場合の例文)
「○○です。おはようございます。~の理由により定時の出勤が間に合いません。△時には出社できるよう対応します。それ以上遅れそうな場合や出社が難しい場合は再度お電話いたします。」
(体調不良で欠勤する場合の例文)
「○○です。おはようございます。本日はどうも朝から具合が悪く、病院での受診をさせて頂きたいので、本日はお休みを頂くことはできますでしょうか。」

 

このように、相手への配慮をしながら自分の現在の状況を簡潔に説明し、向こうからの指示を仰ぐようにするといいです。

必要な処置などを確認した上で明日に備えましょう。

交通手段のトラブルにより遅刻する場合

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参考元:www.otonanomana.net

たとえば自転車の通勤でパンクしてしまった場合。この場合については証拠画像を撮っておきましょう。また、悪天候や人身事故などによる公共交通機関の遅延については必ず遅延証明書を発行してもらいましょう。

※電車内での連絡は、周辺への影響を考えメールなどを活用しましょう。

「○○です。おはようございます。現在出勤中ですが、~が原因で出勤時間に間に合いそうにありません。出勤時間が分かり次第再度連絡いたします」

こちらも同じく簡潔に自分の状況を伝えるようにしましょう。

状況が変わったら、または会社へ出勤できるめどが付いたら早めに連絡を入れておくことをオススメします。

その他の原因により遅刻する場合は・・・。

他の例文同様、まずは原因を伝えた上で出勤時間の目安を伝えましょう。

特に自身の過ちによる遅刻について上司から叱責を受けるのは学生の時と同様、社会人でも変わりはありません。

その過ちについては決して弁解をせず、ひたすら謝ったほうがいいです。また、自身の過ちによる遅刻でない場合も現状報告は出社後、まず何より先に上司に行いましょう。

上記の例文と併せて以下に気を付けるべき項目を列挙します。

【電話時にやってはいけない・気をつける事】

続いて、電話時に気をつけなければいけないポイントを説明します。そのポイントは以下のとおり。

  • 遅刻の理由と出勤時間の目安の報告を簡潔に行う。
  • 決して言い訳をしない
  • 開き直らない
  • お客様とのアポイントや当日参加する会議が入っている場合には、遅刻が影響するのしないのか質問する

遅刻の理由については、理由を完結に説明して、その上で聞かれたことに対して答えるようにしましょう。ダラダラした説明は相手にとって非常に無駄な時間です。

遅刻の言い訳はせず、悪いと思うところは素直に非を認め、誤りましょう。

言い訳をすると上司をさらに炎上させてしまいますし、怒っていなくても印象が悪くなってしまいます。

また、決して開きなおるような態度は取らないほうがいいでしょう。今回悪いのはあなたです。どのような嫌味を言われてもひたすら謝りましょう。

遅刻が部署やグループに影響する場合は上司や同僚がフォローに入ってくれます。正直に伝えることでこれ以上の被害拡大を防ぎましょう。

【遅刻の連絡をした後、出勤中に考えておく事】

今後同じ過ちを繰り返さないように対策を考えましょう。

出勤時間中は今後のために反省点を挙げたり、今後どう活かすかなどのことを考えられるようになるといいですね。

出社後は必ず上司に聞かれるので、聞かれる前に申し出るなどして誠意を見せることは、今後の対人関係において大切なことです。

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また、自身の体調不良や家族の急病などによる出勤の遅れの場合は、状況と今後の見込み(業務への影響など)について説明できるようにしておきましょう。

上司や同僚はあなたが思う以上に現在の状態を心配しています。

そして、公共交通機関による遅れの場合は出勤時間がはっきりしないことも多々あります。

状況が変わり次第こまめに連絡することを忘れないようにして下さい。この時に大事なのは、遅刻したときのフォロー方法としてマメな連絡を入れていくことです。

まとめ

理由はどうであれ遅刻は周りに影響を及ぼしますので上司や同僚の目が気になることは仕方のない事です。

そして起こってしまった過ちが戻ることはありません。

しかし周りが最も見ているのは「遅刻した事実」ではなく「遅刻した後のあなたの振る舞い」です。

何度も遅刻してしまうとさすがに信用を失いますが、ここがしっかりできるかどうかは逆にあなたの人間性を周りにアピールできるチャンスでもあるのです。

もちろん上司は叱責をしなければ周りの部下に示しがつかない立場でもあるのでキツイこともたくさん言われるでしょう。でも、決してあなたが嫌いだから叱っているわけでないことは知っておいてください。

誰だって人前で叱責されるのは辛いですしみじめに感じてしまいますよね。

それをあえて受け入れることであなたの人間性もついでにアピールしちゃいましょう!

「ちゃんと反省しているか?」ということと、「二度と繰り返さないようにどう対策を取るのか?」ということを周りにしっかり伝えた上で二度と失敗しないように今後の行動で挽回していきましょう!挽回の余地はあなたが思っている以上にたくさんありますよ♪

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