会社などの業務に従事する上で絶対的に厳しくみられるのが『時間の管理』。

社内で発生する「時間の問題」として最も大きく取り上げられるのは「遅刻」ではないでしょうか?人間誰しも完全ではありませんので、当然遅刻をする事も「無きにしもあらず」です。ある程度は仕方ありません。

この記事を読まれているあなたは、まさに遅刻をしてしまった状況でこの記事をご覧になっているのかもしれません。

今回は、会社に遅刻しそうな時の連絡例文やフォローの方法、遅刻に関する様々な状況に応じた電話連絡の例文を紹介していきます。

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遅刻した時には「フォロー」を必ず入れる!

万が一何らかの事情があって会社に遅刻した時には

「その時をどうやり過ごすかではなく、この失敗をどう次に活かすか?」

という姿勢がもっと大事になります。

仕事でも一緒のことですね。

まず遅刻した理由は出社後必ず上司に聞かれるので、聞かれる前に申し出るなどして誠意を見せることは、今後の対人関係において大切なことです。

過去、筆者も遅刻したことがありましたが、遅刻したことよりも対策をしっかり説明した方が印象が良かったと記憶しています。

(むろん、何度も繰り返してしまうのはダメですよ!)

また、

自身の体調不良や家族の急病などによる出勤の遅れの場合は、状況と今後の見込み(業務への影響など)について説明できるようにしておきましょう。

上司や同僚は、あなたが思う以上に現在の状態を心配しています。

そして、公共交通機関による遅れの場合は出勤時間がはっきりしないことも多々あります。この場合のちコクは状況が変わり次第こまめに連絡することを忘れないようにするといいですね。この時大事なのは、遅刻したときのフォロー方法としてマメな連絡を入れていくことです。

では、続いて細かいケースごとの対処を紹介していきます。

会社に遅刻!朝寝坊してしまった場合の例文は?

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参考元:www.soratabi.com

朝起きたら、目覚まし時計の時刻は朝8時。

もはや遅刻確定!こんな時でもあせらず対処を心がけていきます。

まず目が覚めた時点で、上司に電話をしましょう。

「○○です。おはようございます。申し上げにくいのですが寝坊して今起きました。大変申し訳ございません。今から急いで出勤します。○時には必ず会社に到着します。」

このような形で単刀直入に伝えましょう。

遅刻をしたことをストレートに伝えること、会社の電話を受けている方に対しての敬意を忘れないこと、到着予定の時刻を分かる範囲で伝えておくことなどを含めて連絡するようにしましょう。

また、すでに会社の方から連絡が入っている場合には折返しの電話も忘れずにしておきましょうね。

自身や家族の病気・体調不良などで遅刻する場合

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参考元:eitopi.com

こちらは寝坊ではなく、病気など他の要因で遅刻しそうになったときの対処法ですね。

遅れてしまうと分かった時点ですぐに電話しましょう。

(家族の体調不良などで欠勤する場合の例文)
「○○です。おはようございます。~の理由により定時の出勤が間に合いません。△時には出社できるよう対応します。それ以上遅れそうな場合や出社が難しい場合は再度お電話いたします。」
(体調不良で欠勤する場合の例文)
「○○です。おはようございます。本日はどうも朝から具合が悪く、病院での受診をさせて頂きたいので、本日はお休みを頂くことはできますでしょうか。」

 

このように、相手への配慮をしながら自分の現在の状況を簡潔に説明し、向こうからの指示を仰ぐようにするといいです。

必要な処置などを確認した上で、後日に備えましょう。

交通手段のトラブルにより遅刻する場合

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参考元:www.otonanomana.net

たとえば自転車の通勤でパンクしてしまった場合。

この場合については念のため証拠画像を撮っておきましょう。

また、悪天候や人身事故などによる公共交通機関の遅延については必ず遅延証明書を発行してもらいましょう。

※電車内での連絡は、周辺への影響を考えメールやメッセージツールを活用しましょう。

「○○です。おはようございます。現在出勤中ですが、~が原因で出勤時間に間に合いそうにありません。出勤時間が分かり次第再度連絡いたします」

こちらも同じく簡潔に、落ち着いて自分の状況を伝えるようにするといいですね。

状況が変わったら、または会社へ出勤できるめどが付いたら早めに連絡を入れておくことをオススメします。

その他の原因により遅刻する場合

お次はもっと他の理由で遅刻する場合の例文です。

他の例文同様、まずは原因を伝えた上で出勤時間の目安を伝えましょう。

特に自身の過ちによる遅刻について上司から叱責を受けるのは学生の時と同様、社会人でも変わりはありません。

その過ちについては決して弁解をせず、ひたすら謝って、後でフォローを入れるという形にしたほうが望ましいと思われます。

また、自身の過ちによる遅刻でない場合も現状報告は出社後、まず何より先に上司に行いましょう。

上記の例文と併せて以下に気を付けるべき項目を列挙します。

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電話時にやってはいけない事・気をつける事

続いて、電話時に気をつけなければいけないポイントを説明します。そのポイントは以下のとおり。

  • 遅刻の理由と出勤時間の目安の報告を簡潔に行う
  • 理由だけを述べる、言い訳をしない
  • 開き直らない
  • お客様とのアポイントや当日参加する会議が入っている場合には、遅刻が影響するか念のため確認する

 

遅刻の理由については、理由を完結に説明して、その上で聞かれたことに対して答えるようにしましょう。ダラダラした説明は相手にとって非常に無駄な時間です。

また、

遅刻の言い訳はせず、悪いと思うところは素直に非を認め、誤りましょう。

言い訳をすると上司をさらに炎上させてしまいますし、怒っていなかったとしても印象が悪くなってしまいます。

また、決して開きなおるような態度は取らないほうがいいでしょう。細かい事情はどうであれ、ひとまずどのような嫌味を言われてもひたすら謝っておくようにするといいです。

遅刻が部署やグループに影響する場合は上司や同僚がフォローに入ってくれます。正直に・かつ迅速に伝えることでこれ以上の被害拡大を防ぐことを心がけるといいですね。

遅刻の連絡をしたた後、出勤中に考えておく事

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遅刻の連絡が済んで一件落着、ではなく、今後の評価につながる事をしておくといいですね。

まず、今後同じ過ちを繰り返さないように対策を考えましょう。

出勤時間中は今後のために反省点を挙げたり、今後どう活かすかなどのことを考えられるようになるといいですね。

  • なぜ遅刻したのか?
  • どういう所が好ましくなかったのか?
  • 遅刻を繰り返さないために、どうすればいいのか?
  • そのために今日から出来ることはあるのか?

などなど、原因と対策にフォーカスをあてて上司に報告できると好ましいでしょう。やりっぱなしは何事もいい印象を受けませんからね。

まとめ

遅刻した時のフォローは以下の通り。

  • 寝坊したらまずすぐ上司に電話連絡
  • 病気など他の事情の場合は事情を説明
  • その後の指示を仰ぐ
  • 自分に非がある場合は言い訳しない

これらは最低限必要になってきます。

理由はどうであれ遅刻は周りに影響を及ぼしますので上司や同僚の目が気になることは仕方のない事です。それに、起こってしまった過ちが戻ることはありませんから…。

そこで周りが最も見ているのは「遅刻した事実」ではなく「遅刻した後のあなたの振る舞い」です。

何度も遅刻してしまうとさすがに信用を失いますが、ここがしっかりできるかどうかは逆にあなたの人間性を周りにアピールできるチャンスでもあるのです。

もちろん上司は叱責をしなければ周りの部下に示しがつかない立場でもあるのでキツイこともたくさん言われるでしょう。でも、決してあなたが嫌いだから叱っているわけでないことは知っておいてください。

誰だって人前で叱責されるのは辛いですしみじめに感じてしまいますよね。それをあえて受け入れることであなたの人間性もついでにアピールしちゃいましょう。

「ちゃんと反省しているか?」ということと、「二度と繰り返さないようにどう対策を取るのか?」ということを周りにしっかり伝えた上で二度と失敗しないように今後の行動で挽回していきましょう!

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