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昨今の世の中ではメールが主流になっている現代。ビジネスシーンでもメールを使う機会がとても多いのではないのでしょうか?

しかし、上司へのメールの仕方が分からない、返信はどうすればいいの?と悩んではメールの返事が滞ることが過去私にもありました。

 

そこで今回は、上司へのメールの返し方を体系的にマネしやすい形でまとめてみました。具体的なテクニックについても細かくお話していきますので、ぜひぜひチェックしてみてください。

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上司へのメールの返し方で気をつけるべき注意点は?

しっかりとしたマナーを身に付けていないと、相手を不愉快にしてしまったり、迷惑をかけてしまったりしてしまいます。

上司へ送るメールだってそうです。

ただ、メールの返事が遅れたり、返信内容がイマイチだと思われてしまうと社内で出世するしないにかかわらず、それ以前の問題として仕事がしにくくなってしまうでしょう。

上司とのメールのやり取りについて、まず気をつけて欲しいのが以下の3つのポイントです。

  • 必ず返信をする
  • きちんとした敬語を使う
  • 返信の件名を入れる
  • 同姓の上司に送らないようにする

では、上司にメールを返信するときについての注意点をくわしく紹介します。

ポイント1.上司からのメールは必ず返信する

返信しなくてもいいような内容だった場合返信するのか悩んでしまいますよね。

でも、送った相手からすると、本当に読んでいるのか心配になるものです。なので、返信を必要としないような内容でも必ず返信はするようにしましょう。

既読確認メールは長々と書かなくてもいいです。「承知しました」「メール拝見しました」程度の内容で問題ありません。

また、直接上司と顔を合わせる時が多いのであればそのまま口頭でメール確認の件を伝えてもOKです。

ポイント2.間違いやすい敬語に注意

メールの返信で間違いやすい敬語をまとめてみました。

・「了解しました」は「承知しました」
・「確認しました」は「拝見しました」
・「ご苦労様です」は「お疲れ様です」
・「問題ありません」は「そのまま進めて頂けたらと思います」
・「よろしかったでしょうか」は「よろしいでしょうか」
・「出来ません」は「いたしかねます」

それぞれ使ってしまいがちな言葉だと思いますが、このようにに変換して使うと良いでしょう。

これは丁寧語→敬語に変換しているものですが、上司への返信の場合はより気を配って言葉を選ぶ必要があります。

ポイント3.返信の件名を確認する

返信時の件名には必ず「Re:」が付きます。

Re:」は返信のたびに「Re: Re: Re: Re:」と重ねず、返信をもらったら1つだけ残すようにしましょう。

しかし、どのメールに対しての返信か分かるように、相手が書いた件名は削除せず、自分の件名を「Re:」の前に書くと分かりやすくなります。

上司からもらったメールにタイトルがある場合はそのまま返信、タイトルがなければ簡潔にもらったメールにふさわしい返信タイトルを付けましょう。

例)会議の日程に関する連絡メールでタイトルがなかった場合 → Re:会議の日程について承知しました

ポイント4.同じ名字の上司に送っていないか確認する

これは意外とやってしまいがちなミスです。

上司へのメールを送る際に、同姓の上司がいる場合にはしっかりと確認してから送るようにしましょう。もしも間違えて送ってしまった場合には、口頭もしくはメールで謝るようにします。

自分が務めている社内にいる場合はできれば口頭で、もしも地方の営業所などであればメールで対処すればひとまず問題ないでしょう。

プラスα:引用を利用するのもあり

元のメールの一部分をそのままコピーし、返信の際に張り付けるのが引用です。

相手の文章を適切に利用する事で、相手の文章のポイントごとに返事を書くのに適しています。引用を利用する時は、「<」などを利用して引用している事が分かるようにしましょう。

ただし、実際に書いて見てみるとわかりますが全てを引用してしまうと読みにくいメールになってしまうので注意が必要です。

また、内容もだらだらと長文を書くのではなく、箇条書きでポイントをおさえた書き方が好ましいですね。

上司へのお礼メールの書き方

次に紹介したいのが、お礼のメールの書き方です。

上司へのお礼のメールは強制ではありませんが、相手は送ってもらうと嬉しいもの。食事に誘われた際や研修の講師を務めてもらった時、なにか会社でお世話になった時などにさりげなく送れるようになると◎です。

それでは上司に対して、メールでお礼をする際にどんな内容で書けばよいでしょうか。以下に例文を紹介します。

例)食事に誘われた際のの感謝のメール

お疲れ様です。○○です。先日は美味しい食事に舌鼓をうちながら楽しいひと時を過ごすことができ、大変うれしく思います。

また、課長のプライベートのお話も伺う事ができ、仕事の話、趣味の話ともに楽しむ事ができ大変有意義な時間を過ごせました。

まだまだ未熟者の私ですが、一日も早く会社のために貢献できるよう邁進してまいります。

今後とも御指南のほど、よろしくお願いいたします。

 

このような形で、お礼のメールを簡潔に、感謝の気持ちを込めて送られるといいですね、

お礼だからといって無理に長文にしなくてもいいのです。感謝の気持ちが伝わるように簡潔に書きしょう。また、お礼メールを送るタイミングも注意しましょう。

時間が経って送ると感謝の言葉も薄れてしまいますし、かえって自分にとって送りづらくなる状況を作ることになるので。

できるだけ早く送るようにすると、もらった相手も嬉しいはずです。

文末・締めの言葉の注意点

文末・締めの言葉ってどうしたいいの?と悩んでしまう方も少なくないと思います。最後に、文末・締めの言葉についてまとめました。

【返事を要求する言葉】

・ご返事お待ちしております
・お手数ですが、お返事いただければ幸いです
・それでは、ご回答をお待ちしております

【返信が不要な場合】

この一言を伝えるだけで、相手へは「メッセージのお返しを貰わなくても大丈夫ですよ!」という、手間をとらせない役割があります。相手への好意を伝える意味も暗に示していく効果もあるので、活用しない手はないですね。

・なお、ご返信は不要です
・ご確認いただければ、ご返信は無用です
・何か不都合がありましたら、お知らせくださいませ

【一言で済む言葉】

「とりあえず」をそのまま丁寧にに変換した言い方ですね。こちらは使い回しのパターンとして複数あるので覚えておきましょう。

・取り急ぎ、ご報告まで
・ひとまずご報告のメールとさせていただきました。
・まずは、お礼申し上げます

資料を受け取った、とりあえずお礼を伝えたいといった、一言で済む要件の場合使う言葉です。

【お詫びを述べる場合】

お詫びはサクッと定型文のメッセージを使い回す形でも十分です。

・悪しからずご了承ください
・ご期待に添えず、申し訳ありません

など、4パターン紹介してみました。

参考にしてみてください。

まとめ

上司への返信メールについて、その具体的な返信文の返し方について紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

ビジネスシーンにとって重要なツールとなっているメール。簡単に連絡を取れてとても便利な分、送るタイミングや、細かな配慮が大切ですよね。

また、顔と顔が見えないコミュニケーションなので文面から人柄を判断されてしまう事もあるのではないでしょうか。でも、顔と顔が見えない間柄だからこそ丁寧にしていきたいですよね。

適切な言葉や、内容でこの人なら仕事を任せられると思われるようにしたいですね。

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