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どうも、TGです。

仕事を休むときの電話って、すごく嫌ですし、できればしたくないですよね。筆者もそうでした。

とはいえ、どうしても体調が悪いときや都合の悪いときだってあります。

また、

冬場だとインフルエンザやノロウイルスなど、むしろ会社に出てきて広められては困るような状況だってありますよね。

しかし会社を休むということは、もちろんその日に自分がやるはずだった仕事のスケジュールを調整してもらったり、他の人にやってもらわなければなりません。

やはり連絡は必要なものですので、会社を休むときの連絡方法や電話でどう言えば良いのか、今のうちに知っておきましょう!

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当日に仕事を休む・欠勤する場合の連絡方法は?

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まず最初に、会社で欠勤する場合のルールが決まっている場合はそれを優先してください。

特に規則がない場合
メールではなくきちんと
電話をしたほうが良いです。

これは会社側の気分的な問題だけではなく

「始業時間までにメールを確認してもらえるかどうかが分からない」

という状況になってしまうからというのもあります。

自分が知らないだけで「送った相手が出張などで即座に確認出来ない」といったことも考えられますよね。電話の場合、確実に繋げてから要件を伝えることが出来るというメリットがあります。

誰に連絡を取るかですが、基本的には「上司に直接、始業開始までに」が一番良い方法ですね。

早くても問題はありませんが、もちろん受け取り側の移動時間や起床時間は考えてずらしておくと安心です。

上司の電話番号が分からない、連絡手段がない場合は会社に電話して出来れば取り次いでもらいます。

その場にいない場合は仕方がありませんから、電話を受け取った方に休むことを伝えてもらうのがいいでしょう!

会社に電話するときはこれ!パターン別の例文・言い方

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まず最初に、やっぱり休むということはそれだけ会社に迷惑をかけることだと理解しておくことも必要です。

会社はもちろん、急な欠勤などにも対応できる状態を整えておくことも大切です。

しかし「体調不良なので休みます!」とだけ伝えて電話を切ってしまっては、その後迷惑をかける会社の上司や同僚がいい気分になるわけがないですよね。

ですから電話をかけるときは、
以下のポイントに注意しましょう。

  • 迷惑をかけて申し訳ない、ごめんなさいということを伝える
  • 休む理由は明確に(「体調不良だから」ではなく「熱が38℃あって動くに動けません」など)伝える
  • その上で休んでも大丈夫かどうか、会社側に確認を取る

これを踏まえて、状況別に伝え方の例文を考えてみました。

ご参考程度にどうぞ。

その1.風邪をひいた・インフルエンザにかかった時の電話連絡例文

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「帰宅後寒気が止まらず、夜から高熱が出てまだおさまっていません。申し訳ございませんが、本日はお休みさせていただいてもよろしいでしょうか?」

 

どうしても声が出ない場合は仕方ありませんが、わざとらしく弱々しい声で話すのは止めておくことをオススメします。嘘っぽく聞こえますし、何より電話先で聞こえにくい声で話される苦労は日頃から味わっている方も多いですよね。

なので、出来る限り今できる範囲でやれば大丈夫なので、なるべくハッキリと現在の状況を伝えましょう。

普段通り出来るなら普段通りで良いので、簡潔に伝えることを優先すれば大丈夫だと思います。

その2.事故に巻き込まれた時の電話連絡例文

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「通勤中に追突され、怪我をして病院へ行かなければならなくなってしまいました。申し訳ございませんが、本日はお休みさせていただいてもよろしいでしょうか?」

 

こちらも何があったか、どうして休むことになったのかを明確に伝える必要があります。

事故の場合は怪我などがなくとも後処理に時間がかかってしまいますので、少なくとも遅刻の連絡は入れることになると思います。

欠勤・遅刻どちらの場合も状況を伝え、また怪我をして病院へ行った場合は後からどの程度の怪我、仕事に影響が出るかどうかも出来る限り報告しておいたほうが安心ですね。

その3.子供が高熱を出した時の電話連絡例文

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「昨晩から子どもが高熱を出して、今朝も同じ状態が続いていて保育園に預けることが出来ません。申し訳ございませんが、本日はお休みさせていただいてもよろしいでしょうか?」

 

子どもの病気の場合は自分の体調や予定ではないのでどうしても言いにくいですが、これも他に手段がなければ仕方のないことです。

日頃から小さな子どもがいること、高熱などで休まなければならない可能性があることも伝えておくと、状況も伝わりやすくなります。

また、

出社出来るようになったら「ご迷惑をおかけして申し訳ございません、ありがとうございました」といった感じでフォローの一声あると良いですね。

「子どものことで休むのは当然だから」という態度では、上司や同僚から見ても協力する気をなくしてしまいます。

普段から申し訳ないと思っていること、出社しているときはしっかり仕事をこなしておくこと、これらをきちんと表に出していれば協力もしてもらいやすいと思います。

その4.身内に不幸があった場合の電話連絡例文

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「祖父が○日に亡くなりました。通夜を本日○時より、告別式を明日の○時より行うことになり、お休みさせていただきたくお電話致しました。突然のことでご迷惑をおかけ致しますが、よろしくお願い致します」

 

身内の不幸の場合も、押さえるポイントは同じです。宗教によってはお葬式のやり方や必要な日数なども異なります。

また、

こちらの場合は今後の予定も分かっていますし、その日以降も忌引き休暇の日数や会社側の手続きもあります。

何日休めるのかは亡くなった方との関係、また会社によっても変わりますので、もし分からなかった場合は確認しておきましょう。むろん、家族や配偶者の場合には就業規則にのっとって何日間かの休暇という扱いになるので、しっかり確認しておく必要があります。

その他欠勤する場合に気をつけておきたいこと

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会社で仕事内容を把握している場合は、伝えるだけでも大丈夫かもしれません。

しかしもし取引先と会う予定があったり、その日の間に終わらせておかなければならない予定が入っていた場合は、そのフォローも考えなければなりません。

なので、電話で休むことを伝えたときにはフォローのお願いをしたほうがいいです。

「今日中に客先との打ち合わせで○○との商談の予定が入っていたのですが……」

といった感じで自分の仕事にフォロー・サポートを依頼する旨を伝えましょう。得意先の絡む仕事を全て把握しているとは限りませんからね。

もし自分の仕事を代わりにやってもらうことになった場合、スムーズに仕事が出来るよう引き継ぎ内容をメールで送っておくことも大切です。

ただでさえ休んでフォローを入れてもらうのですから、自分が関わっていた範囲だけでも仕事に支障が出ないように連絡はきちんとしておきたいですよね。

復帰して出社したら「ご迷惑をおかけしました。フォローいただき、ありがとうございました」とお礼の言葉を伝えておくと良いです!

まとめ

「休むことなんて絶対にあるし、どうしてそこまで低姿勢でないといけないのか」と思われるかもしれません。

また急な休みが必要ということは、それだけ自分も余裕がないときだってありますよね。しかしここは円滑な人間関係、そして社会人としての責任から見ても必要なことです。面倒に感じるかも知れませんが、長い社会人生活では当たり前のように遭遇することなので、慣れてしまったほうがいいです。

自分一人で仕事を調整してフォローしきれるのなら問題ありませんが、組織はチームワーク。迷ったら連絡相談です。

ここで会社の人間に迷惑をかけた分は、次誰かが休んだときにフォローに回ることで返せば良いのです。持ちつ持たれつとはよく言ったもので。

逆に、自分だけしてもらってばかりでは、どれだけ連絡を適切にこなしてもやっぱり「迷惑をかける人」という印象は避けられません。

今後の人間関係のため、スムーズに仕事をこなすためにも、ここは頑張ってこなしていきましょう!

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